Vencimento perto do fechamento do mês: o cuidado da Alvo Certificado Digital

Vencimento perto do fechamento do mês: o cuidado da Alvo Certificado Digital

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Certificados digitais da empresa, dos sócios e dos parceiros: um mapa para comprar e renovar sem susto

Quase toda empresa descobre, tarde demais, que não depende de uma só credencial. Há o certificado da pessoa jurídica, o e-CPF de cada administrador, o certificado da contabilidade, com frequência o de quem cuida dos processos e, entre os negócios menores, o do microempreendedor individual. Cada credencial perde a validade num momento distinto, tem uma conferência de identidade separada e responde a um grupo particular de obrigações. Este guia da Alvo Certificado Digital monta esse quadro de ponta a ponta: qual pessoa ou empresa depende de qual modelo, quem precisa estar na conferência de identidade e de que forma reunir os prazos num controle só.

Por que pensar no conjunto, e não em um certificado de cada vez

O caminho mais habitual de lidar com certificado costuma ser deixar tudo para a última hora: um colaborador vai transmitir uma declaração, a plataforma bloqueia, e somente nesse momento o time percebe que o arquivo venceu dias antes. Uma vez que o certificado não conta com folga depois do vencimento, o dia seguinte já é um dia parado.

Quando o negócio vê todos os certificados, o cenário fica diferente. Dá para ver quais certificados são indispensáveis para manter o caixa girando, quais entram somente em algumas datas do ano, e quem precisa estar disponível no dia da validação. Com isso, a troca para de ser um susto e vira um compromisso marcado.

A empresa: o e-CNPJ como assinatura da empresa

O ponto de partida do mapa costuma ser o certificado da pessoa jurídica. É através dele que a empresa assina as notas de produto e de serviço, entrega as obrigações acessórias e entra no portal da Receita Federal. Para quem emite nota todos os dias a partir de um computador fixo, o certificado digital e-CNPJ A1 acaba sendo o caminho mais direto: é um arquivo configurado no sistema emissor, pode ficar instalado em outros computadores da empresa e vale por um ano.

Por outro lado, quando o responsável pelas assinaturas trabalha de vários lugares ou precisa assinar pelo celular, o certificado digital A3 em nuvem ganha espaço. Nele, a chave fica guardada em servidor criptografado e é acessada por autenticação segura, sem token. O prazo vai até dois anos, o que afasta as trocas no controle da gestão.

Quem assina: o e-CPF de cada responsável

Um erro frequente é supor que o e-CNPJ atende todas as assinaturas. Ele corresponde à empresa; as pessoas, de outro lado, dependem de uma credencial própria. O certificado digital e-CPF é a identidade digital da pessoa física: é usado para entrar no portal da Receita como pessoa física, fazer a declaração do Imposto de Renda pela opção pré-preenchida, firmar documentos e acordos com valor jurídico e usar sistemas públicos. Cada sócio que responde nos atos da empresa costuma precisar do seu, porque essa credencial não se compartilha.

Para a pessoa que quer algo palpável, o certificado A3 com token Alvo Certificado Digital continua sendo uma opção sólida. A chave é gravada no chip do dispositivo e não é exportada, o que agrada pessoas que tratam de papéis importantes. A atenção, nessa escolha, fica em proteger o dispositivo e registrar o código de acesso em outro lugar.

O pequeno empreendedor: quando o pequeno negócio também precisa

Nem todo microempreendedor começa precisando de certificado. A necessidade costuma aparecer com o crescimento: no momento em que começa a emitir nota fiscal eletrônica em plataformas que cobram credencial ICP-Brasil, quando presta serviço a clientes que exigem nota eletrônica ou quando precisa tratar demandas na Receita Federal por conta própria. Assim, o certificado digital para MEI deve entrar no planejamento como uma etapa a confirmar com a contabilidade, e não como compra automática. Quando chegar a hora, o e-CNPJ do MEI obedece ao mesmo rito de emissão de qualquer outra empresa.

Descubra mais em: certificado digital vencido

A contabilidade: o certificado de quem cuida de muitos CNPJs

Para o escritório que atende dezenas de clientes, a assinatura digital funciona como parte da rotina o dia inteiro. O certificado digital para contador pensado para essa rotina corresponde a um certificado e-CNPJ do tipo A1, ligado ao cadastro da contabilidade, com prazo de um ano, empregado para entrar no e-CAC, enviar declarações e assinar documentos com validade jurídica. Por ser um arquivo, dá para instalá-lo em outros computadores da equipe.

A contabilidade também acaba sendo quem primeiro sente o impacto de vencimento esquecido dos clientes. Por isso, vale a pena que a contabilidade tenha a lista de validades de todos e conduza as emissões com folga. Já passam de 600 contadores parceiros atuando nesse modelo com a Autoridade de Registro, com tabela própria para emitir e renovar os certificados dos clientes.

O advogado: a credencial de quem peticiona

No dia a dia jurídico, o certificado pessoal serve de acesso ao PJe e a ambientes judiciais. O certificado digital para advogado acaba sendo, em geral, um certificado de pessoa física na titularidade do próprio advogado, e a escolha entre cartão e certificado em nuvem varia conforme o lugar em que ele assina: quem circula entre fórum, escritório e casa costuma se dar bem com a opção em nuvem; quem assina quase sempre na mesma estação é bem atendido por qualquer uma delas.

Como fica o mapa na prática: um negócio com dois sócios e um contador

Considere uma empresa de serviços com dois sócios, uma contabilidade terceirizada e um advogado que cuida das ações trabalhistas. O mapa, nesse caso, reúne cinco certificados: o A1 da empresa, configurado no sistema de faturamento; um e-CPF para cada sócio, em nuvem ou em mídia física; o certificado do escritório contábil, que é dele e não da empresa; e o certificado do advogado, também dele. Para cada um, registram-se três informações: o tipo, o dia em que expira e quem entra na videoconferência.

Com essa tabela pronto, a gestão enxerga de imediato o que é da empresa e o que é de terceiros. O escritório cuida da credencial dele; o negócio cuida do certificado do CNPJ e dos certificados dos sócios. Esse recorte parece evidente, mas evita a situação clássica em que todo mundo supõe que alguém já resolveu.

Quem participa da validação: o detalhe que mais atrasa

Na hora de montar o mapa, esse é o ponto que com mais frequência trava emissões. A conferência de identidade é sempre pessoal e não pode ser feita por procuração: no certificado pessoal, entra o titular; no e-CNPJ, participa o representante legal registrado na Receita Federal. Caso o representante esteja fora do país perto do vencimento, o negócio corre o risco de parar por falta de agenda, e não por falta de documento.

A videoconferência é feita on-line, com biometria facial, sem ir a cartório, e costuma levar cerca de 10 minutos no horário combinado, o que não configura compromisso de prazo. A pessoa sem CNH também pode emitir, desde que possua biometria registrada; o atendimento confere essa situação antes de agendar. Os documentos precisam ser originais, impressos ou digitais, em bom estado, e a etapa de vídeo é sempre obrigatória.

O custo do conjunto, e não de cada peça

O empresário que pergunta quanto custa um certificado digital costuma olhar só o preço de entrada. No mapa, a conta fica outra: contam o total de credenciais, a duração de cada certificado e o número de trocas que vão acontecer em vinte e quatro meses. Como referência, os preços ficam a partir de R$ 89,90 no e-CPF, a partir de R$ 99,90 no e-CNPJ e a partir de R$ 79,90 na renovação, mudando de acordo com o tipo, a validade e a mídia.

Há ainda uma política de cobertura de oferta: quando alguma outra AR credenciada oferece preço menor para o mesmo tipo, validade e mídia, a oferta é coberta mediante comprovação. Para o escritório que renova o conjunto inteiro, essa regra facilita a pesquisa sem precisar abrir mão de emitir todos em um só canal.

Todos os vencimentos num só calendário

Com a lista em mãos, o movimento seguinte é lançar todas as datas num único calendário. Uma prática útil: abrir a renovação de certificado digital assim que restarem cerca de 60 dias até o vencimento, em especial se a empresa emite nota todo dia ou se o prazo está junto do fechamento. Resolver com antecedência não leva a desperdiçar os dias restantes do certificado vigente.

Conheça mais sobre o tema em: Certificado A3 com token

Na situação mais frequente, que é o A1 do CNPJ, consegue-se renovar o e-CNPJ A1 pela internet do pedido à instalação: escolher o certificado e a validade, pagar por PIX, boleto ou cartão, validar a identidade por vídeo e instalar o arquivo novo com apoio de um atendente da equipe. O arquivo novo substitui o antigo no computador e nos emissores em que ele rodava, e convém checar a emissão de uma nota logo depois.

Quando algo sai do roteiro

A agenda resolve as datas previstas, mas o quadro precisa prever o que foge do roteiro. Computador levado num furto, mídia que sumiu ou equipamento descartado com o A1 instalado pedem a mesma reação: pedir a revogação o quanto antes. A revogação fica a cargo da Autoridade Certificadora que emitiu, e não existe desfazer a revogação: é preciso emitir outro, com a conferência de identidade completa. Diante disso, é útil guardar na lista onde cada certificado está instalado, para agir sem perder tempo num momento de aperto.

Onde comprar o conjunto e como confirmar quem emite

Prestes a confirmar a compra, vale conferir qual empresa está vendendo. Todo certificado da ICP-Brasil é emitido dentro de uma cadeia oficial, e quem vende precisa ser uma AR credenciada. A Alvo Certificado Digital é Autoridade de Registro credenciada à ICP-Brasil desde 19/03/2018, pelo processo ITI 99990.001250/2017-75, e faz a emissão pelas Autoridades Certificadoras Serpro e SyngularID. Somam-se mais de 500 mil certificados emitidos, com mais de 7 mil emissões por mês, tudo on-line, da escolha à instalação.

Um cuidado final: a conta gov.br é útil para muitos serviços, mas não equivale a uma credencial ICP-Brasil e não ocupa o lugar do certificado nas tarefas que exigem assinatura ICP-Brasil. Na hora de começar o mapa, o site aralvo.com.br concentra os modelos, os prazos e o caminho para pedir, e o suporte apoia a conferir que modelo cada titular deve ter.

Perguntas e respostas

Um único e-CNPJ resolve para todos os sócios?

Não. O e-CNPJ é usado pelo representante legal, e cada sócio que responde por si deve ter um certificado pessoal. Quando a ideia é permitir que outras pessoas emitam nota, o indicado é o e-CNPJ A1 configurado no emissor.

É possível combinar A1 e A3 na mesma empresa?

Sim. Cada certificado é independente, e acontece muito o negócio manter um arquivo no sistema de notas e os sócios usarem A3 nas assinaturas fora do escritório. A renovação ainda é a hora certa para trocar de formato.

O contador pode fazer a validação no meu lugar?

Não. O contador tem como acompanhar o processo e tratar da papelada, mas a videoconferência é sempre pessoal: no certificado pessoal, o titular do CPF; no e-CNPJ, o representante legal que consta na Receita.

O que acontece se um certificado vencer?

O certificado para assim que vence: deixa de assinar arquivos, bloqueia a emissão de nota e perde o acesso ao e-CAC e ao eSocial. Com ele vencido, o caminho é emitir um novo, com a mesma conferência por vídeo.

Dá para renovar aqui um certificado emitido por outra empresa?

Pode. A emissão segue o mesmo rito da ICP-Brasil, seja qual for o lugar em que o certificado anterior nasceu. Muitas empresas aproveitam a renovação para centralizar todos os certificados em um só canal.

É possível emitir sem ter CNH?

Sim, desde que possua biometria registrada. A equipe confere essa situação antes de marcar a conferência por vídeo, para não haver imprevisto na hora.

Monte o mapa de certificados do seu negócio

Caso o seu negócio precise de várias credenciais, compensa anotar quem depende de qual modelo, anotar os vencimentos e resolver tudo com antecedência. A Alvo Certificado Digital atende o Brasil todo, sem atendimento presencial, com validação por vídeo e instalação com acompanhamento. Chame a equipe pelo (11) 4000-2097 e organize o seu calendário agora.

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